硅谷基金BSV创始合伙人兰雪棹：AI如何帮助我们更有效地工作
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本文作者兰雪棹是硅谷基金 BSV 的创始合伙人，致力于支持通过 AI 提高人类工作生产效率的公司。此前，她为硅谷独角兽公司 Dropbox 创建了战略发展和并购部门，共完成30多项收购。加入Dropbox 之前，她在麦肯锡工作，在纽约和上海为财富500强公司提供大数据、人工智能方面的咨询，也在增长策略、进入新市场和客户生命周期管理方面提供支持。
原文发表于福布斯网站，题目Finding Balance Through Technology: How AI Can Help Us Work More Effectively。
几年前当我在咨询公司工作时，我发现我们团队在做PPT上花了很长时间，而且过分依靠Lotus Notes这个不太理想的系统去协调多个利益相关者。我经常要坐在办公桌前，漫不经心地看着程序在90%的地方卡了有大概五分钟。当文件终于被发送出去之后，我不得不等着对面完成属于他们的那部分工作，然后继续接收新的文件版本，接下来我们再把这个流程重复100次。在这个过程中我一直在想，这段时间本可以被更有效地利用起来的。
众所周知，效率低下的流程是导致较长工作时间的主要原因之一，这其实是一种时间的浪费——来回发了15次电子邮件，就为了安排一次会议，到头来却发现所有的时间段都被预约了；手动填写文件，结果在你点击“提交”的时候因为系统连接不畅，所有的东西都不见了，前功尽弃。让人无话可说的例子不胜枚举。
如果一个过程只是简单地重复，那我们应该找到一种让它自动化的办法，这样所有的系统都能顺利地衔接，如臂使指，并且毫不费力地进行沟通了。这是机器学习应用方面可以优化的一个地方。我向来对人工智能背后的概念和技术怀有极大的兴趣——它不仅是我博士研究的核心,也是那些我现在打交道的公司的主业——所以我不断地发掘那些令我“垂涎三尺”的人工智能方法以促进使工作效率的提升也是顺理成章的事情了。
提高效率的方法有两种：增加输出，或者减少开销。下面举一些我们如何实现这两个目标的例子：
提高会议效率
每个员工平均每周花在开会上的时间是5.5个小时，这意味着大多数人每天至少要开一到两次会。研究表明，这些会议中有50%纯属浪费时间，每年给美国公司带来370亿美元的损失，所以我们会发现，让开会变得有效率是何等的重要。
我们该如何执行一个有效的流程以避免把时间浪费在讨论那些无关紧要的事情上？我们如何确保每个人都对会议精神和会议内容有所了解？我们如何确保每个人都对接下来的步骤有着充分的理解？我们如何确保不曾与会人员能够得到充分的信息，并能以同样的速度将工作向前推进？
想象一下如果你在参加会议的时候，所以议程都是由一个熟悉流程的AI助手运行的，情况会怎样。这个AI助手会确保所有会议从一个明确的、预先制定的议程开始，以行动项目结束；笔记是自动记录好的，而且在会议人员返回到办公桌前，总结和要点就已经分发完毕了。待办事项被列出，落实事项也被一一安排到位。未来还有什么会议也已经被安排好了，并自动添加到与会人员的日程安排中去。即使有人缺席，也会立即收到反馈。我们经常会在会议上拨出时间以保证大家都在一个节奏上，但是在AI助手的帮助下，歧义或分歧可能会更快地被消除，共识可以迅速达成，从而避免了额外的反复或错误的操作。
从上述场景描述来看，技术的引入可以使会议更加高效，并允许与会者在相同的时间内有更多的产出——并且可能减少对更多会议的需求。它可以营造出一个一致的过程，并消除任何潜在的失调。它还能帮助与会者更好地理解每一次会议。即使在会议正在进行时，它也能完成其他任务（例如安排后续会议和分配行动项目）；它还将使领导者更容易管理一个大型团队以及/或者多个不同的项目。
虽然在现在要实现上述设想还有一定难度，但是有些可以——例如，我有一个AI助手叫Clara，它负责安排我的日程表,会在日程安排有冲突时提醒我，会在我有时间处理代办事宜的时候提醒我，等等。而亚马逊也正在将Alexa投入商用中，以便可以完成上述设想中的一部分。虽然在这一领域，我们需要极其谨慎以确保隐私和安全，但它能带来的潜在好处大部分好处是可能的，或者如今正成为可能。
通过工作流自动化节省时间
另一种提高效率的方法是减少浪费在效率低下事宜上的时间。几乎每一份工作都被重复和低效的繁文缛节所困扰——但毕竟已经2018年了，为什么这些玩意儿还存在呢？当有人完成了项目的某一部分时，智能系统就标记下一个负责人，并使整个团队同时负责这项工作。它还可以自动检查重复，并使得所有团队成员保持同步，当某人完成其工作的时候则通知给其他人。同时，它还可以根据你正在做的工作，让之前与此相关的所有的知识和内容都易于搜索，甚至可以在需要的时候直接展示给你。
让我们再进一步，如果所有的文件和表格都是自动化的呢？——想想学校申请，抵押贷款材料和医院记录等等。难道医院不应该在我第10次住院后就已经很了解我了（也许是通过一个面部识别的摄像头）吗？在这种情况下，效率都可以显著地提高，并给每个人节省出更多的时间来。
其中一些技术进步已经实现了，而有些还停留在纸面上，其他的可能需要5到10年甚至更长时间。就在几年前，我还坐在办公桌前，浪费时间试图发送电子邮件。今天，我的AI助手已经可以帮我安排会议了。诸如此类的技术进步其实仅仅才触及了人工智能如何使我们更有效率的表面。我很高兴能与那些致力于帮助我们节约时间、提高生产力的优秀创业公司一起工作。
编译组出品，译者：喜汤，编辑：郝鹏程。
